S8. Actividad 1. Integración y redacción del informe final

Investigación documental y de campo

Informe final

Tema: Manuales de Organización

Nombre: Alejandra Gabriela Sosa Martínez

Fecha: 27 de Mayo del 2019

Contenido

INTRODUCCIÓN………………………………………………………….….3

METODOLOGÍA……………………………….....................................….4

RESULTADOS………...…………………………………………………….6

CONCLUSIONES……………………………………………………………10

ANEXOS ……………………………………………………………………..11

                                                              

INTRODUCCIÓN

La presente investigación surge como consecuencia de actualizar el manual de organización de la dependencia donde se labora, y como no se conocen los términos adecuados para realizar dichas modificaciones me doy a la tarea de resolver las dudas que tengo a través de la investigación para mí fue una coincidencia muy afortunada en empezar esta etapa que me ha ayudado muchísimo hasta el momento, pues cuando me asignaron la responsabilidad de revisar y modificar el manual de mi oficina debo ser honesta y decir que investigue desde la definición de lo que es un manual de organización para tener una idea más certera de lo que iba a comenzar a estudiar.

Elegí este tema como referencia a mis investigaciones en la etapa de proceso de administración a la universidad porque sabía que me ayudaría en las dos situaciones a realizar mi trabajo con mayores conocimientos y a realizar mis tareas llevando a la práctica y teniendo un mejor conocimiento en la materia.

Creo que la administración pública es muy interesante para quien la sabe trabajar en la actualidad hay muchas personas que trabajan como servidores públicos pero desconocen sus procesos y muchas veces por eso hay una referencia equivocada de esta.

Como ciudadanos siempre nos enfrentamos a diferentes situaciones en la vida cotidiana sobre los servicios públicos, es cada vez más intenso y abierto, el cuestionamiento de la sociedad civil, frente a fenómenos como la corrupción, la ineficacia, la desigualdad y el nepotismo que han provocado que los gobiernos sean definidos como ineficientes en sus labores por querer contribuir a una buena práctica administrativa. Por tal motivo la carrera elegida construye el desarrollo del país y fortalece las instituciones públicas.

El objetivo del manual de organización, es constituirse en una fuente de información sobre la estructura organizacional y funcional de cada una de las áreas que integran la Subdirección de Fomento Económico Municipal, a través de cuya ejecución da cumplimiento a las facultades que tiene encomendadas.

Éste manual de organización deberá ser actualizado en la medida que se presenten cambios en su contenido o en la estructura orgánica, marco legal, funciones, o algún otro apartado que incida en la operación de la misma.

METODOLOGÍA

Empecemos por saber que es un manual de procedimientos:

Definición de manual de organización: Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.

https://definicion.org/manual-de-organizacion. (s.f.).

Después de entender que es un manual de organización debemos visualizar cuales serán nuestros objetivos para elaborar el nuestro, indagando cuales son las leyes que nos rigen y cuáles son las atribuciones que le da el actual gobierno. El manual de organización debe tener una estructura organizada y funcional en este caso el conocer de cerca cómo funciona la subdirección me ayudó mucho para poder definir los puestos de los servidores públicos, así como conocer los programas que se trabajan en ella y definir responsabilidades a cada compañero, trabajando en conjunto y solicitándoles sus funciones apoyada por el titular para canalizar bien a cada persona.

Los documentos obtenidos me sirvieron mucho para presentar mi trabajo y señalar cual sería la misión y la visión de mi manual.

Así pude dar continuidad a mi trabajo y mis tareas con la práctica y el estudio en la ley orgánica del Estado, los reglamentos de la administración actual 2018-2021 y las atribuciones que le competen a mi área.

Objetivo General:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una adecuada funcionalidad administrativa de la institución.

Objetivos específicos:

Definir la estructura orgánica formal de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo y duplicidad de funciones. Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

Con la información anterior pudimos trazar un plan de trabajo que nos ayudó a desarrollar nuestra investigación y trabajo.

N.	Duración	Actividad y recursos que debo indagar
1	1             Día 1	Señalar el contenido y objetivo del manual
2	Día 2	Investigación sobre los antecedentes históricos
3	Día 2	Investigación sobre la base normativa que sustenten las atribuciones de la Dependencia en función
4	Día 3	Realización del organigrama
5	Día 4	Definir la estructura funcional de la dependencia
6	Día 5	Integración de todas las partes investigadas
7	Día 6	Revisión para su aprobación

Cabe señalar que presente el manual para su aprobación en la comisión encargada de revisar los manuales y reglamentos del ayuntamiento para después pasar a cabildo para su aprobación y finalmente su publicación.

RESULTADOS

Como ya lo explique el resultado de mis investigaciones me ayudaron a definir los conceptos que no se tenían claros como la misión, visión, principios, antecedentes y marco teórico de mi manual.

Pude determinar cuál sería mi marco teórico para lo cual realice algunas preguntas al personal con mayor antigüedad de la oficina definiendo que se creó el 6 de febrero del año 2002, con el objetivo de apoyar a los sectores comercio, artesanos, productores e industria ante la preocupación del gobierno municipal y estatal por la falta de crecimiento económico y poca productividad reflejada en el municipio e competitividad dentro de algunos de estos sectores. La subdirección ha sufrido diferentes modificaciones desde ser una Dirección y ahora con la nueva reestructuración del nuevo gobierno que la convierte en una subdirección dependiendo de la Secretaria de Finanzas y Administración.

Posteriormente revise la normatividad que nos rige para poder avanzar en mi investigación encontrando los siguientes resultados:

La ley orgánica del Estado de Michoacán señala en su Artículo 1º.

La presente Ley regula el ejercicio de las atribuciones que corresponden a los Municipios del Estado y establece las bases para su gobierno, integración, organización, funcionamiento, fusión y división y regula el ejercicio de las funciones

de sus dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; la Constitución Política del

Estado de Michoacán de Ocampo y las demás disposiciones aplicables

Bibliografía

Estado, C. d. (2001). LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO. Morelia, Michoacán.

https://definicion.org/manual-de-organizacion. (s.f.).

Del plan de Desarrollo Municipal

El Plan Municipal de Desarrollo (PMD) 2018-2021 es un documento pilar del gobierno que presenta de manera articulada el conjunto de acciones relevantes y estratégicas que, con base en las demandas y necesidades de la ciudadanía, delinea propuestas y alternativas de cara a los grandes retos de un entorno dinámico y complejo, con problemáticas que requieren de respuestas eficaces y socialmente pertinentes, y en cumplimiento del Artículo 115 Constitucional.

Este documento está conformado por 6 ejes de gobierno, los que contienen a su vez las estrategias y líneas de acción que guiarán el trabajo del Ayuntamiento, durante los próximos 3 años de administración

Eje 2. Productividad, Innovación y Crecimiento Económico.

Productividad, Innovación y Crecimiento Económico

El tema del desempleo surgió como constante en el desarrollo de todos los foros, para lo que sugieren contar con la oportunidad para la apertura de pequeñas empresas, expansión de mercados y programas de vinculación para sus productos, así como corredores gastronómicos

Se propone y discute importancia de la producción agrícola, en el caso particular de los precios de fertilizantes, y la falta de maquinaria, para el tema de agua surgió la necesidad de regular la captación por medio de ollas de agua. Brindar respaldo y acompañamiento técnico en proyectos productivos y acceso a los apoyos, regulación del precio de los productos del campo y saturación de monocultivos.

Generar e impulsar la realización de programas turísticos donde participen de manera directa los habitantes del municipio, no solo en el santuario de la mariposa monarca.

Acceso incluyente y seguimiento y acompañamiento de procesos, y capacitación, equidad y valor agregado. (Zitácuaro, 2018)

Reglamento de la Organización de la Administración pública del Municipio de Zitácuaro, Michoacán.

La Subdirección de Fomento Económico a la que le corresponderá:

                              I.        Proponer y coordinar las políticas y programas Municipales de desarrollo económico basado en el estudio minucioso del mercado regional, nacional e internacional, en el Programa de Desarrollo Urbano del Municipio, estableciendo metas a largo, mediano y corto plazo;

                            II.        Impulsar, coordinar y promover las actividades de servicios, comerciales e industriales en todas sus ramas y en especial de aquellas de interés general para la población y de fomento al turismo;

                           III.        Servir de intermediario entre el Gobierno Municipal y las dependencias Federales y Estatales, para fomentar el desarrollo económico de las actividades citadas;

                          IV.        Promover la concertación entre los sectores público, social y privado del Municipio, para fomentar el desarrollo económico de las actividades mencionadas;

                           V.        Elaborar y operar el Programa de Fomento Económico Municipal;

                          VI.        Llevar a cabo un seguimiento sobre la evolución económica del Municipio, con base a indicadores económicos e investigaciones;

                         VII.        Promover y apoyar la instalación de nuevos establecimientos de artículos básicos de consumo popular;

                       VIII.        Participar y vigilar en el ámbito de su competencia la operación de fondos y fideicomisos en los que aporta recursos el Ayuntamiento, con el propósito de que cumplan los objetivos para los cuales fueron creados;

                          IX.        Coordinar y vigilar que las unidades administrativas a su cargo cumplan con los programas a ellas encomendadas;

                           X.        Promover y gestionar la creación de nuevas empresas, con el propósito de generar fuentes de trabajo;

                          XI.        Instrumentar los programas de evaluación e impacto del desarrollo económico en el Municipio, así como aquellos que lleven a determinar los índices de empleo y desempleo correspondientes;

                         XII.        Integrar padrones y/o controles de uniones de comerciantes, hoteles, centros recreativos, y en general información para el conocimiento de la actividad económica del Municipio que pueda servir para el estudio y conocimiento de ciudadanos e inversionistas;

                       XIII.        Crear y operar la ventanilla única de trámites empresariales;

                      XIV.        Elaborar y operar un programa de desarrollo de la micro y pequeña empresa, para incrementar sus niveles de producción y ventas;

                        XV.        Promover la inversión en el Municipio, gestionando ante la iniciativa privada la creación de fuentes de empleo;

                      XVI.        Organizar campañas de orientación y promoción de empleo, que permitan lograr adecuados niveles de vida a los habitantes de las diversas comunidades del Municipio;

                     XVII.        Establecer la concertación con el sector empresarial a fin de su integración con el Ayuntamiento, como empresas socialmente responsables en diversas actividades;

                    XVIII.        Planear, coordinar y promover las actividades artesanales propias del Municipio, a través del apoyo y organización de los artesanos; y,

                      XIX.        Las demás que le confieran otros ordenamientos legales, el Ayuntamiento, el Presidente Municipal y las que le instruya el Tesorero.

(Ayuntamiento de Zitácuaro, 2019)

Las fuentes que se utilizaron fueron confiables porque son publicadas por el diario oficial del estado de Michoacán.

Alguno de los conceptos que considero son de los más importantes están dentro de la Ley orgánica municipal y señalan las atribuciones de la dependencia asi como los objetivos y estrategias que encontré dentro del Plan de Desarrollo Municipal pues son las propuestas que tiene el presidente durante su gobierno para incrementar el desarrollo económico de nuestro municipio.

CONCLUSIONES

Con esta investigación que realice llego a una primer conclusión, cuando se propone metas a corto plazo eres capaz de superar tus conocimientos básico, yo empecé hace aproximadamente 5 años a investigar sobre una universidad en línea que me permitiera estudiar algo relacionado a lo que yo estaba haciendo en mi trabajo, debo decir que depende también de la confianza que te de tu jefe inmediato para poder indagar más en algunos aspectos ahora que se me dio la oportunidad de trabajar en esta dependencia empecé a mostrar mayor interés por aprender cómo funciona la administración pública pues se me asignaron varias funciones entre las que esta ser el enlace de la información que se manda a contraloría sobre transparencia confieso que tuve miedo cuando escuche la palabra porque desconozco totalmente de leyes y tal era mi miedo que pensé que no lo lograría finalmente pude entregar mi trabajo el cual estuvo en tiempo y forma para su publicación y sin observaciones motivo por el cual me asignaron revisar el manual de organización pues la contraloría pedía las modificaciones cuando se me hablo del tema nuevamente tuve miedo pero ahora menos por una importante diferencia estaba empezando el curso propedéutico para la universidad y esto me motivo aún más para indagar sobre el tema.

Empecé como lo he mencionado por el principio buscando la definición de manuales de organización para tener claro todos los aspectos y así comencé mi investigación, de la cual me llevo mucho aprendizaje que pondré en práctica y seguiré investigando.

ANEXOS

Diario de campo
Tema: Elaboración de manuales de organización
Día 13 de mayo	Reconocimiento del sitio	Oficina de Gobierno, Subdirección de Fomento Económico
Día 14 de mayo	Se observó que no hay responsabilidades definidas del personal	La oficina cuanta con 11 personas asignadas
Día 14 de mayo	Hay poca gestión ante dependencias estatales y federales por la falta conocimiento de los programas	Esto se debe a que falta precisar las responsabilidades de cada persona
Día 15 de mayo	Hay sobrecarga de trabajo a una sola persona	Por la falta de responsabilidades de cada persona y la distribución de personal no funcional dentro de esta oficina
Día 16 de mayo	Identificación de personas claves para la información	Subdirector de fomento económico y auxiliar administrativo de base

ENTREVISTA

Nombre: Rebeca Garduño Mondragón              Edad: 42 años         sexo: Mujer

Grado de estudios: Bachillerato                                carrera: ninguna

Lugar de trabajo y Cargo: Ayuntamiento,  soy Auxiliar administrativo

¿Conoce cómo funciona la administración pública, especifique?

Si, todo depende de la organización y jerarquías que hay dentro de él y que cada presidente que llega atribuye nuevos proyectos para el buen desarrollo del municipio.

¿Tiempo que tiene trabando en la administración y cuáles son sus funciones?

Tengo laborando 22 años es el ayuntamiento y 15 años en el área de fomento económico estoy a cargo de la recepción, seguimiento y control de los oficios que se reciben y los que se envían a las diferentes dependencias, también soy la responsable de los bienes muebles de la oficia.

¿Conoce el manual de procedimientos de la subdirección?

Si, en l están definas las funciones de cada una de las personas que estamos en esta oficina

¿Qué elemento son necesarios para elaborar un manual?

Que el subdirector asigne las funciones a cada uno de nosotros, tengo noción que debe revisarse y elaborarse conforme algunas leyes del estado y que sea aprobado

¿Cuál es la finalidad del manual de procedimientos?

Que se cumplan las funciones que se señalan

¿Las funciones de los auxiliares de la oficina van de acuerdo a sus conocimientos?

No